Casus: Projectcommunicatie

Effectieve projectcommunicatie is vaak een zaak van langdurig zorgvuldig blijven communiceren. Soms jaren achtereen.

Het is alweer een tijdje geleden dat Rijkswaterstaat, de gemeente Wassenaar en stadsgewest Haaglanden gezamenlijk besloten de N44 aan te pakken. De weg – ooit een klassieke Rijksstraatweg temidden van bebouwing – was al lang uit zijn jasje gegroeid. De menging van lokaal en snelwegverkeer gaf toenemende verkeersonveiligheid. En de bewoners hadden inmiddels bovenwettige last van het verkeerslawaai gekregen.

De N44 moest een ware metamorfose ondergaan. De automobilisten zouden een nieuw wegprofiel krijgen, de aanwonenden kregen ventwegen voor de deur. Beide doelgroepen werden voortaan van elkaar gescheiden door geluidsschermen. En tot slot kregen voetgangers en fietser een nieuw voet- en fietstunneltje. Wat de bewoners en weggebruikers óók kregen was een langdurig project van breken, bouwen en aanleggen. Dat vereiste goede communicatieve begeleiding en ondersteuning.

Na een competitie vroeg Rijkswaterstaat aan Hartog Communicatie een communicatieplan te maken en dat vervolgens uit te voeren. Bij dit project betrok ik de collega’s van Reijers Communicatie, ook voor de continuïteit. We maakten in de strategie onder meer de keuze om bij alle uitingen consequent het einddoel centraal te stellen, wat we in een ondertitel samenbalden tot: N44 – veiliger en stiller. Met als achtergrondgedachte: u zult nu hinder van het werk hebben, maar straks plukt u er de vruchten van. Het principe van de uitgestelde beloning. En intussen was de opgave ervoor te zorgen dat bewoners nooit voor onverwachte hinder komen te staan.

Het project was al tamelijk complex, ook het meervoudige opdrachtgeverschap vroeg om afstemming. Wij zorgden voor coördinatie van de communicatie. Voor de gemeente moest de projectcommunicatie binnen de bredere bewonerscommunicatie blijven passen. Maar Rijkswaterstaat was projecttrekker en uitvoerder van de wegwerkzaamheden. En het stadsgewest keek mee als medefinancier.

Vier jaar lang begeleidden we het project. We bleven zelf overwegend in de coulissen en boden de gemeente en projectleiding ondersteuning. Met nieuws- en bewonersbrieven, een informatienummer, met een start- en een opleveringshandeling, met adviezen voor verkeersinformatie. Tijdig en zorgvuldig informeren, bij mooie tussenresultaten en leuke momenten, maar vooral ook bij vertragingen in het werk, bij potentieel omstreden bomenkap, en bij maatschappelijke deining rond een aanpalend ontwikkelproject waar we geen invloed op hadden.

Terwijl in de loop van de jaren de projectleiders elkaar opvolgden, bleken uitgerekend wij als extern communicatiespecialist de constante factor. De N44 werd veiliger en stiller – die term was zelf een begrip geworden. Op een zomermiddag vond de officiële openingshandeling plaats – met een feestelijke tent, muziek, bewoners, bestuurders en buurtkinderen. De genodigden keken met tevredenheid terug op het verloop van het project.

En rond die tijd bewees een onverwachte klacht dat het projectdoel behaald was. Een bewoner, die nu in de rust leefde achter de van rijkswege verstrekte geluidsschermen, hoorde ineens allerlei onbekende geluiden. Dat waren zijn buren.